早速ですが、以下のように感じたことはないでしょうか？
- この会議意味あるの？
- 会議の目的は何？
- とにかく会議が嫌い！
- 会議が長すぎる！
今回は、「効率の良い会議の進め方」について解説していきます。
前提として、会議にかける時間は１日の仕事の中でも多くの割合を占めています。
具体的に、日本における1日の平均会議時間は1日2〜3時間程度といわれています。
それゆえ会議にかける時間は短ければ短いほど良いとされています。
では、実際にどのように会議を進めていけばよいのか説明していきます。
目次
① 会議の定義
複数の人で情報を共有したり、意思決定をする場
一般的に、会議は次のような特徴を持っています。
- 目的: 会議は、特定の目的や目標を達成するために開催されます。例えば、プロジェクトの進捗報告や意思決定、問題解決、戦略の策定などがその目的として挙げられます。
- 参加者: 会議には複数の人が参加します。参加者は通常、会議の目的や議題に関連する人々で構成されます。
- 議題: 会議は、特定のテーマや議題に関連するトピックに焦点を当てます。これにより、議論や情報の共有が効果的に行われます。
- 進行: 会議は一般に定められた進行手順に基づいて行われます。ファシリテーターやモデレーターが進行を管理し、議題に沿った議論や意思決定を促進します。
- 記録: 会議では、議事録やメモが取られることが一般的です。これにより、会議の内容や結果が文書化され、後で参照することができます。
会議は効果的なコミュニケーションや意思決定を促進する重要なツールであり、組織内での情報共有や協力の促進に役立ちます。
しかし、適切な準備や進行が行われない場合、会議は無駄な時間やリソースの浪費につながることがあります。
② 会議の目的
特定の目標を達成するため
会議の主な目的は以下です。
- 情報共有: 新しい情報や進捗状況を共有するために会議が開催されることがあります。関連する人々が一堂に会し、情報を収集し、他のメンバーと共有することで、全体の理解が深まります。
- 意思決定: 重要な問題について意思決定を行うために会議が開かれることがあります。参加者は問題を分析し、適切な行動プランや決定をするために議論します。
- 問題解決: ある課題や問題に対処するために会議が開かれることがあります。参加者は問題の根本原因を特定し、解決策を見つけるために協力します。
- 戦略立案: 企業や組織の方針や戦略を策定するために会議が開催されることがあります。関係者は将来の方向性を検討し、戦略的な計画を立てるために協力します。
- チームビルディング: チームの一体感や連帯感を高めるために会議が開かれることがあります。参加者は相互に交流し、協力し、信頼関係を築くことができます。
これらの目的は、効果的な会議の運営や参加者の意義ある参加を促進するために重要です。
会議が明確な目的を持ち、それに沿った進行が行われることで、生産性が向上し、成果が最大化されます。
③ ファシリテーター（司会）とは
円滑な進行や効果的なコミュニケーションを支援する役割を担う人物
ファシリテーターの主な役割は以下です。
- 進行管理: ミーティングやワークショップの進行を管理し、議題が時間内に適切に処理されるようにします。時間管理や議題の優先順位付けを行い、議論が焦点を外れないようにします。
- 参加者のサポート: 参加者が発言しやすい環境を作り出し、意見を尊重し、公平な議論を促進します。また、必要に応じて参加者の質問に答えたり、意見を整理する支援をします。
- コミュニケーション促進: 参加者間のコミュニケーションを促進し、有益な情報交換や意見の共有を支援します。また、コミュニケーションの課題や障壁を解決するための手段を提供します。
- 意思決定の支援: 参加者が意思決定を行う際に、情報の整理や適切なプロセスをサポートし、合意形成を促進します。
- ファシリテーション技術の提供: ファシリテーターは、効果的な会議やグループプロセスを促進するためのツールやテクニックを持っており、それらを活用して参加者の協力や創造性を引き出します。
ファシリテーターは中立的で公平な立場を取り、参加者全体の利益や目標達成に焦点を当てます。彼らの存在は、会議やグループ活動の効果的な運営に不可欠です。
④ 会議の中で重要な役割
ファシリテーターが最重要
ファシリテーターが最重要とされていますが、会議の目的やコンテクストによっては以下の役割も重要視されます。
- ファシリテーター: 会議の進行を管理し、参加者が効果的に議論し、目標を達成できるようにサポートする役割です。ファシリテーターは議題の整理や時間管理、参加者の関与促進などを担当します。
- リーダーまたは議長: 会議の主催者やリーダーは、議題を設定し、会議の進行を監督し、参加者に方向を与えます。彼らの役割は、会議の成功に不可欠です。
- 意思決定者: 重要な意思決定を行うために、会議に参加する組織やプロジェクトのリーダーシップメンバーや専門家の役割があります。彼らは、意思決定を導くための情報提供や議論に参加します。
- 参加者: 会議に参加するすべての人が重要な役割を果たします。彼らは情報を提供し、意見を共有し、意思決定に貢献します。参加者が積極的に関与し、建設的な議論に貢献することが会議の成功に不可欠です。
これらの役割は会議においてバランスよく働く必要があります。ファシリテーターやリーダーは議論を促進し、参加者は意見を提供し、意思決定者は方向性を示すことで、会議は効果的に進行し、目標を達成することができます。
⑤ 会議を行う上で最も大事なこと
会議は事前準備が９割
会議の事前準備は非常に重要です。適切な準備が行われない場合、会議は効率的で生産的なものにならず、時間の浪費や参加者の不満を引き起こす可能性があります。
以下に、事前準備の重要性をいくつかのポイントで説明します
- 目標の明確化: 事前準備を行うことで、会議の目標や目的を明確にすることができます。目標が明確であれば、会議の進行や議論が焦点を失うことなく効率的に進むことができます。
- 議題の準備: 事前に議題を整理し、関連する資料や情報を用意しておくことで、議論がスムーズに進みます。参加者は準備が整っていれば、会議により積極的に参加し、適切な意見を提供することができます。
- 参加者の準備: 参加者には会議に関連する資料や情報を事前に提供し、準備を促すことが重要です。参加者が議題について理解を深め、議論に参加しやすくなります。
- 効率的な時間管理: 事前準備を行うことで、会議の時間を効率的に活用することができます。議題や議論の順番を事前に決め、時間配分を考慮することで、無駄な時間を最小限に抑えることができます。
- 意思決定のサポート: 事前に情報を整理し、必要なデータや資料を用意しておくことで、意思決定プロセスを支援することができます。参加者が十分な情報を持っていれば、意思決定がより的確に行われる可能性が高まります。
総括すると、事前準備は会議の効率性や成果に大きく影響を与える重要な要素です。適切な準備を行うことで、会議の品質や効果を向上させることができます。
⑥ 良い会議の特徴
生産性的で意義のある議論があり、参加者が満足できる会議
良い会議は、参加者が目標を達成し、生産的で意義のある議論が行われ、参加者が満足して帰ることができる会議です。以下に、良い会議の特徴をいくつか挙げます
- 明確な目的: 会議の目的が明確に定義されており、参加者がその目標を理解しています。会議が何を達成しようとしているのかが明確であることが重要です。
- 効果的な進行: 会議は時間内に進行し、議題が適切に処理されます。ファシリテーターまたはリーダーが議題の進行を管理し、参加者が議論に集中できるようにします。
- 積極的な参加: 参加者が積極的に議論に参加し、意見やアイデアを提供します。議論が活発で建設的なものであることが重要です。
- 情報の共有: 適切な情報が共有され、参加者が議論の基礎となる情報にアクセスできるようにします。情報が透明で正確であることが重要です。
- 意思決定とアクションアイテム: 会議で重要な意思決定が行われ、次のステップやアクションアイテムが明確になります。参加者が次の行動に向けて具体的な計画を持つことが重要です。
- 全体の満足度: 参加者が会議の成果や進行に満足して帰ることができるようにします。会議が生産的で有意義であることが参加者の満足度に直結します。
良い会議は、参加者が目標を達成し、効果的な意思決定を行い、次のステップに向けて進むための基盤を築くことができるものです。
⑦ 悪い会議の特徴
時間と人的リソースの無駄遣いとなり、参加者が不満になる会議
悪い会議は、時間とリソースの無駄遣いとなり、参加者のモチベーションを低下させる可能性がある会議です。以下に、悪い会議の特徴をいくつか挙げます：
- 目的不明瞭: 会議の目的が定義されておらず、参加者が何を達成しようとしているのかが分かりにくい場合があります。
- 議題の混乱: 議題が不明確であり、議論が散漫になり、焦点を失うことがあります。
- 時間の無駄遣い: 会議が時間通りに進行せず、議論が延々と続くことがあります。また、議題に関係のない話題や個人的な話が時間の大半を占めることもあります。
- 参加者の関与不足: 参加者が関心を持たずに会議に参加し、積極的に議論に参加しない場合があります。これにより、意見やアイデアの多様性が欠如し、議論が停滞することがあります。
- 意思決定の先延ばし: 重要な意思決定が行われず、議題が棚上げされることがあります。これにより、問題解決が遅れ、行動が取られないまま時間が経過することがあります。
- 情報の不足: 参加者が必要な情報を持っておらず、議論が根拠のないものになることがあります。また、情報の共有が不十分で、参加者が不確かな状況下で意思決定を行うことがあります。
悪い会議は、参加者の不満や不満足を引き起こし、組織の生産性や効率性に影響を与える可能性があります。それゆえ、会議の運営者はこれらの問題を回避するために努力し、効果的な会議を実施することが求められます。
⑧ 会議での発言例（キーワード）
８つの例
会議での発言は、その場の状況や議題によって異なりますが、以下にいくつかの一般的な発言例を示します
- 質問の提起: “このプロジェクトの次のステップは何ですか？”
- 意見の提供: “私はこのアイデアに賛成です。なぜならば、…”
- 情報の共有: “私はこの資料を読んだ結果、最新の市場動向はこうだと思います。”
- 提案の提示: “次回の会議では、この問題についてより詳細に議論することを提案します。”
- 振り返り: “前回の議論で取り上げた問題について、私は以下の点について考えてみました…”
- 合意の確認: “今のところ、私たちはこの方針に合意していると思いますが、皆さんの意見はどうですか？”
- 賛成または反対の表明: “私はこの提案に反対です。理由は…”
- リーダーシップの提案: “私はこのプロジェクトについてリーダーシップを取りたいと思います。”
これらの発言例は、会議で効果的なコミュニケーションを行うための一般的な手がかりとなります。ただし、会議のコンテキストや目的に応じて、発言内容やスタイルを適切に調整することが重要です。
⑨ 効率的な会議の進め方
目的の明確化が最重要
効率的な会議を実現するためには、以下のような手順や方法を考慮することが重要です
- 目的を明確にする: 会議の目的を明確に定義し、参加者が会議で何を達成しようとしているのかを理解することが重要です。目的が明確であれば、会議の議題や議論も焦点を絞りやすくなります。
- アジェンダを作成する: 会議の進行を計画するために、事前にアジェンダを作成します。アジェンダには議題や議論の項目、担当者、予定された時間などが含まれます。
- 参加者の準備を促す: 参加者には会議に関連する資料や情報を事前に提供し、準備を促します。参加者が準備をして会議に臨むことで、議論がスムーズに進むことが期待できます。
- 時間を効率的に使う: 会議の時間を効率的に使うために、議題や議論の優先順位を設定し、時間配分を考慮します。また、議題が時間内に解決できない場合は、別の会議や作業に延期することも検討します。
- 意見を整理する: 参加者の意見やアイデアを整理し、重要なポイントや共通のテーマを特定します。議論が脱線しないように、ファシリテーターが議論を誘導し、重要なポイントに焦点を当てます。
- 決定事項を確定する: 重要な意思決定を行い、次のステップやアクションアイテムを確定します。決定事項が明確になれば、会議の成果が具体的な行動につながりやすくなります。
- フォローアップを行う: 会議後に議事録を作成し、決定事項やアクションアイテムを文書化します。また、必要に応じて参加者にフォローアップのタスクや責任を割り当て、進捗状況を確認します。
これらの手順や方法を実践することで、効率的で生産的な会議を実現することができます。
⑩ 会議の適切な時間
最適時間は15分から1時間以内
会議にかける適切な時間は、会議の目的や内容、参加者のニーズ、議題の複雑さなどによって異なります。一般的には、会議が効率的で生産的であるためには、時間を適切に配分し、会議が目標を達成するために必要なだけの時間を確保することが重要です。
一般的な原則としては、会議の時間を最小限に抑え、議題に集中することが重要です。効率的な会議では、議題を処理するために必要な時間を見積もり、それに合わせて会議の時間を設定することが推奨されます。
短時間の会議やミーティングも効果的であることがあります。例えば、15分から30分程度の短い会議を定期的に行うことで、議題を迅速に処理し、タイムリーな意思決定を行うことができます。
しかし、複雑な問題や重要な意思決定を行う場合は、より長い時間をかける必要があるかもしれません。その場合でも、会議の時間を効果的に活用し、議題に集中することが重要です。
総括すると、会議にかける適切な時間は、目的や内容に応じて異なります。会議を計画する際には、目標を達成するために必要なだけの時間を確保し、効率的かつ生産的な議論を促進することが重要です。
⑪ 会議の適切な人数
最適人数は５名～10名
会議の適切な人数は、議題や目的、会議の性質によって異なりますが、一般的には5〜10人程度が推奨されます。以下にその理由を説明します
- 議論の参加度: 参加者が多すぎると、議論に参加する機会が制限される可能性があります。小規模な会議では、参加者が積極的に意見を提供しやすく、議論が活発になります。
- 意思決定の速度: 参加者が多い場合、意思決定プロセスが複雑になり、時間がかかる傾向があります。適切な人数であれば、意思決定が迅速に行われ、行動が素早く起こせます。
- 参加者の関与度: 参加者が多いと、個々の参加者の関与度が低下し、会議が効果的に進行しづらくなります。適度な人数であれば、全ての参加者が議論に積極的に参加しやすくなります。
- コミュニケーションの円滑さ: 参加者が少ない場合、コミュニケーションが円滑に行われやすく、意見や情報の共有がしやすくなります。一方、参加者が多いと、コミュニケーションの混乱や誤解が生じる可能性が高まります。
ただし、議題や目的によっては、より多くの参加者が必要な場合もあります。特定の専門知識が必要な場合や、異なる部門や関係者を代表する必要がある場合などは、参加者の数が増えることもあります。
総括すると、会議の適切な人数は5〜10人程度が一般的に推奨されますが、議題や目的に応じて柔軟に調整する必要があります。適切な人数を選定することで、効率的かつ生産的な会議を実現することができます。
⑫ Amazonの会議方法
プレリリース方式
アマゾンは、独自の会議方法を持っており、その一例が「ドアーズ・デイワン」(Door-Desk Day One) として知られています。これは、新しいプロジェクトやイニシアチブを開始する際に行われる会議形式です。以下に、アマゾンの会議方法の一例を概説します
- プレスリリース方式: ドアーズ・デイワンでは、まずプレスリリースの形式でプロジェクトやイニシアチブの概要をまとめます。つまり、そのプロジェクトが成功した場合の成果や利点、および顧客への価値提供を具体的に説明します。
- シックスページナレイティブ: 参加者は、プレスリリースに対するシックスページナレイティブを作成します。このメモは、プレスリリースの主要なポイントに基づいて、プロジェクトの詳細、問題、解決策、リスク、質問などを簡潔にまとめたものです。
- 読書会議: ドアーズ・デイワンの会議では、参加者はプレスリリースとシックスページメモを読んで理解し、議論を行います。この議論の中で、プロジェクトやイニシアチブの詳細について深く掘り下げ、問題点や改善点を洗い出します。
- フィードバックと改善: 議論の結果、プロジェクトやイニシアチブに対するフィードバックが得られます。これに基づいて、プレスリリースやシックスページメモが改善され、より洗練されたものになることが期待されます。
このような会議方法は、アマゾンがイノベーションを推進し、効果的な意思決定を行うための手法の一つです。プレスリリースの形式を通じて、プロジェクトやイニシアチブに対するビジョンや目標を明確にし、参加者の理解を促進します。そして、シックスページメモや議論を通じて、詳細な分析や改善点の洗い出しを行います。
ドアーズ・デイワンについて
「ドアーズ・デイワン」(Doors Day One) というのは、アマゾンの社内のイベントの一つで、新しく入社した社員を歓迎し、アマゾンのビジョンや文化について紹介するものです。
ドアーズ・デイワンでは、アマゾンの歴史やビジョンについてのプレゼンテーションが行われます。また、アマゾンの創業者であるジェフ・ベゾスや他のリーダーたちからのメッセージや挨拶があります。
新入社員は、このイベントを通じてアマゾンのカルチャーを理解し、ビジョンに共感することが期待されます。
このイベントの名前「ドアーズ・デイワン」は、アマゾンが創業時から掲げてきた「Day One」の考え方に由来しています。
アマゾンは常に新たな挑戦をし、創業時の情熱やイノベーションの精神を大切にしています。新しい社員にも、その精神を受け継いでいくことを期待しています。
シックスページナレイティブについて
シックスページナレイティブ、アマゾンの会議で使用される文書形式の一つです。
シックスページナレイティブは、アマゾンのリーダーシッププリンシプルの一つである「Storytelling（ストーリーテリング）」に基づいており、複雑なアイデアや提案をシンプルかつ明確に伝えるための手法です。
通常、1ページあたり約6段落から成り、以下の構成に従います
- 背景: 提案や問題の背景を説明します。なぜこの問題が重要なのか、なぜこの提案が必要なのかを説明します。
- 目標: 提案やプロジェクトの目標を明確に定義します。成功の定義や期待される成果を明示します。
- 手法: 提案やアプローチの詳細を説明します。どのように目標を達成するか、どのような手段や方法を使用するかを示します。
- 利点: 提案やアプローチの利点やメリットを説明します。なぜこの提案が有益であるのか、どのような価値を提供するのかを示します。
- 代替案: 他の選択肢や代替案について議論します。提案の弱点やリスク、他のオプションとの比較を示します。
- 結論: 最後に、提案の要約や結論を述べます。読者に行動を促すメッセージや次のステップを示します。
シックスページナレイティブは、アマゾンの会議でプロジェクトや提案を議論する際に使用され、参加者が効果的に情報を共有し、意思決定を行うための手法の一つです。
⑬ Googleの会議方法
Googleは効率的な会議を行うためにいくつかの方法やツールを採用しています。以下は、Googleの一般的な会議方法に関する特徴です
- Google Meet: Googleはビデオ会議プラットフォームであるGoogle Meetを利用しています。Google Meetを使用することで、地理的に離れた場所にいる参加者同士でも効果的にコミュニケーションを取ることができます。
- Google Calendar: Google Calendarを使用して会議のスケジュールを管理します。会議の開始時間や場所、招待された参加者などの情報を含む予定が作成され、参加者に通知が送信されます。
- Google Docs/Sheets/Slides: Google Docs、Sheets、SlidesなどのGoogle Workspaceアプリケーションを使用して、会議のアジェンダや議事録を共有します。参加者はリアルタイムで文書を編集し、情報を共有し、議論を記録することができます。
- 透明性と情報共有: Googleでは会議の透明性を重視し、会議のアジェンダや議事録、決定事項などの情報を参加者と共有します。これにより、会議に参加できなかった人でも情報を把握しやすくなります。
- データ駆動型の意思決定: Googleはデータ駆動型の意思決定を重視しており、会議でもデータや分析結果を活用した議論が行われます。データを用いて問題を分析し、合理的な意思決定を行います。
- アクションアイテムの追跡: 会議の結果として、具体的なアクションアイテムが割り当てられます。Google Docsなどのツールを使用してアクションアイテムを追跡し、達成状況を定期的に確認します。
以上のような方法やツールを活用することで、Googleは効率的で生産的な会議を実現し、チームのコラボレーションや意思決定を促進しています。
⑭ 会議を成功させる良質な動画
⑮ まとめ
最後にはなりますが、会議を成功させるための秘訣のまとめです。
- 明確な目的を設定する: 会議を始める前に、明確な目的を設定しましょう。会議の目的が明確であれば、参加者は議論や議題に集中しやすくなります。
- アジェンダを作成する: 会議のアジェンダを作成して、議題や議論の順序を予め決めておきましょう。アジェンダには、各議題の時間配分や責任者も含めると良いでしょう。
- 参加者を選定する: 会議には関係者や専門家、必要な人だけを招待しましょう。関係のない人や不必要な人を会議に参加させることは、時間の無駄になります。
- 時間を守る: 会議の時間を厳守しましょう。アジェンダに沿って議論を進め、時間配分を守ることで、効率的な会議を実現できます。
- オープンなコミュニケーションを促す: 参加者が意見を自由に述べられるように、オープンな雰囲気を作りましょう。議論が建設的であり、意見が尊重されることが重要です。
- データや事実に基づく議論を行う: 意思決定や議論にはデータや事実に基づいた情報を用いましょう。感情や主観に左右されず、客観的な視点で議論を行うことが重要です。
- アクションアイテムを明確にする: 会議の結果として、具体的なアクションアイテムが割り当てられると良いでしょう。アクションアイテムには担当者や期限が明確に定義されていることが重要です。
- フィードバックを収集する: 会議の後に参加者からフィードバックを収集し、会議の改善点や成功した点を特定しましょう。これにより、次回の会議の質が向上し、持続的な改善が実現します。
これらの秘訣を実践することで、より効果的で生産的な会議を実現していきましょう！
