【大切なこと】ビジネスマナーとは？言葉遣いや挨拶の基本を簡単にお伝えします

ビジネスマナーは、ビジネスや職場環境における適切な振る舞いや社会的なルールを指します。ビジネスマナーは、他の人との円滑なコミュニケーションやビジネス上の関係の構築を促進し、プロフェッショナルなイメージを保つために重要です。

ビジネスマナーの目的とは？

①相手からの信頼を得るため

ビジネスマナーは社会人として信頼を得るためのマナーであり、相手の信頼を得て、ビジネスの業績につなげていくことが目的です。

②相手に不快感を与えないため

ビジネスマナーができてマイナスになることはありませんが、ビジネスマナーができなくてマイナスな印象を与えてしまうことは多々あります。マイナスな印象を与えないことも目的の1つです。

ビジネスマナーのメリット

①業績が向上する

人の第一印象は3秒で決まると言われています。お客さまに与える第一印象が、その後話を聞いてもらえるか、商品を気に入ってもらえるかを左右します。

②社内での評価が上がる

立場が上がれば上がるほど、ビジネスマナーが重要になる場面が増えます。新しい仕事や、責任のあるポジションは、ビジネスマナーがある人の方が安心できるため、任せされやすい傾向があります。

③生涯使える

ビジネスマナーは普遍的なスキルなので、どこでもいくつになっても活用できます。一度身に着ければ、生涯活用できる使い勝手の良いスキルです。

身だしなみのマナー

①清潔感

第一印象

人の印象の55％は、見た目で決まると言われています。入浴や洗髪、肌着の洗濯やスーツのクリーニングなどに気を遣い、常に清潔でいるよう心がけましょう。散髪もなるべくこまめに。安い理容院でもいいので、一ヶ月に一度はヘアカットに行きましょう。

②機能性

動きやすいこと

ビジネスシーンでのファッションは、あくまで機能性重視。見た目は良くても、機能性が低いものはNGです。例えば、靴は購入時によく試着し、歩きやすいものを選びましょう。デザインは素敵でも歩きにくかったり、カツカツと音がしたりする靴は機能的とはいえません。

③上品さ

調和がとれていること

上品さとはいえ、王子様やお姫様のような服装をするわけではありません。落ち着いた色合いで、サイズが体型に合っており、周囲と調和のとれた服装が「上品」といえます。色があまりにも派手なものや、露出の多い服装は上品とはいえません。

コミュニケーションのマナー

①挨拶

自分から挨拶をしに行くこと

笑顔で自分から「おはようございます」と挨拶をするのが、何よりも大切です。加えて、上司や同僚に名前を呼ばれたり、誰かと話すときは必ず「目と体をまっすぐ相手に向ける」ようにしましょう。

②アンサーファースト

結論から話すこと

報告をする際には、「結論・結果」から話すことが大切。まず「上司が知りたいこと」を１つに絞り、結論・結果を簡潔に知らせましょう。上司も暇ではありません。「･･･で、何が言いたいんだ？」「結局、その件についてはどうなったの？」などと言われないようにしましょう。

③言葉遣い

相手に敬いの気持ちを持つこと

正しい言葉を使うことは、すなわち相手を肯定し敬うこと。言葉遣いがしっかりしていると、職場で評価されるだけでなく、取引先やお客様からも信頼を得ることができます。結果、人間関係がスムーズに進み、仕事がしやすくなります。

④表情

笑顔を心がけること

「笑顔は知性」という言葉もあるように、「いい表情」は言葉以上の効果が発揮されることがあります。どんなに高級なスーツを着ても、きれいにメイクをしても、表情が暗いと台無しです。また、自分の「伝えたい言葉」と「表情」は一致させるようにしましょう。

聞き方のマナー

①メモ

メモ帳を常に携帯しておくこと

メモを取ることは、2つの効果が期待されます。まずはメモを取る行動そのものが「あなたの話は重要です」「真剣に聞いています」といったアピールに繋がります。２つ目の効果は、メモに残すことで後日確認ができます。話の行き違いのトラブルもヘッジ可能です。

②質問

1つ以上は質問をすること

相手への「質問」は話を聞く上で非常に大切なことです。人の話を聞いていないと「質問」はできません。「質問」をするということは、単に情報を得るだけでなく、「話を理解しています」「あなたの話に興味があります」ということを伝える効果もあるのです。

③タイミング（空気）

相手の状況に気を遣うこと

話を聞くときに、相手の話を遮ったり、割り込まないように意識することも大切です。基本的に、話は項目に沿って進んでいくので、質問は項目と項目の間などにするようにしましょう。自分の意見を言うタイミングや、相槌を打つタイミングなども状況を見ながら判断するようにしましょう。

クライアント対応時のマナー

①事前準備

訪問先の情報をまとめておくこと

訪問先のHPを確認し、社内で知っている人がいれば情報を仕入れておきましょう。また、訪問先の住所や交通手段、移動時間なども確認しておきます。15分前には到着しておくようにしましょう。いざという時のために、担当者の名前と電話番号も控えておくと尚良いです。

➁名刺交換

事前に練習しておくこと

初対面の挨拶は、名刺交換から始まります。名刺交換ができるだけで高得点を獲得できます。名刺は「相手の分身」だと思って丁重に扱うようにしましょう。また、名刺交換は立場が上の者同士からがルールです。

③商談

プレゼンだけに集中できるようにすること

すぐに名刺交換ができるように、名刺の準備をしておきましょう。また、訪問先で出されたお茶は、「担当者からすすめられたらいただく」ようにしましょう。ただし上司が同行している場合は、上司が飲む前に飲むのは控えます。基本点だけ押さえたら、あとはプレゼンに集中するだけです。

会食時のマナー

①お店選び

相手目線でお店を選ぶこと

「会食」はお店選びからスタートします。上司に目的や予算、その他必要な情報（嗜好、喫煙の有無、アレルギー）を聞いて、最適なお店を選びます。カードが使えるかどうかも事前に確認しておきましょう。お店選びが「会食」の成功のカギを握る非常に重要な部分です。

②食事

無礼講にならないようにすること

「会食」のメニューはコース料理が最適です。乾杯は、お酒の入ったグラスを手にしましょう。乾杯の際は、目上の人よりもグラスは低い位置にします。グラス内のお酒の残量に気を遣い、必要であれば注文します。お酒を注ぐ際はラベルは上向きにし、注ぎ口がグラスにつかないようにしましょう。

③会計

スマートに行うこと（ご馳走になる場合は、感謝を伝えること）

基本的に幹事が会計をします。接待時であれば、取引先に金額が分からないように、さりげなく支払いを済ませます。上司や目上の方との食事であれば、会計時は金額が見えないように店外で待ち、会計後を見計らい、ドアを開けてお礼を言うようにしましょう。

まとめ

①相手からの信頼を得ること

ビジネスマナーは社会人として信頼を得るためのマナーであり、相手の信頼を得て、ビジネスの業績につなげていくことができます。

②相手に不快感を与えないこと

ビジネスマナーができてマイナスになることはありませんが、ビジネスマナーができなくてマイナスな印象を与えてしまうことは多々あります。ビジネスマナーができるだけで、マイナスからスタートする可能性が限りなく０になります。