【裏技】できないはもう終わり！タイムマネジメントテク７選！～優先順位をつけろ～

「時間管理が苦手！」

「TOP営業マンは、どういう時間管理してるんだろ？」

「時間の使い方が上手な人って何を考えてるんだろ？」

「タイムマネジメントって何だろう？」

このような疑問や悩みを抱えている人は多いと思います！

今回は、そんな疑問や悩みを解消できる時間調整術を7つ紹介します！

①ムリ、ムダ、ムラをなくす

時間を生み出すためには、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことが重要です。

「ムリ・ムダ・ムラ」の例

「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすために

業務のマニュアル化、ルール化を進めましょう！

定例化している業務はマニュアル化しておくことで、ムダな時間や作業にムラが出ることも少なくなります。

逆に単純作業もマニュアル化されていないと、個人で考える範囲が大きくなり、ロス時間が増えてしまうでしょう。

また、ムリな目標や期限を設定しないよう、予め目標設定や期限設定に関するルールを定めておくことも必要です。

明確なルールがあれば、実現不可能な設定が起きる回数は減り、結果的に業務の効率化に繋がることでしょう。

②やることリストを作ろう！

どんなに優秀な人でも、頭の中だけで覚えられるタスクには限界があります。

一流のビジネスパーソンは必ずといっていいほど「やることリスト」を作り、常にタスクを見える化しています。

やることリストの例

タスクは急に降りかかってくることも多いので、その際は都度足していきます。

完了したら、二重線を引くか、〇印をつけて常に整理をするようにします。

 

やることリストを作成しておくことで、「優先順位」をつけて仕事ができるようになり、
作業効率が格段にあがります。

 

やるべきことも明確になっているので、仕事に追われているという感覚から、「自分のペースで仕事をする」という感覚も感じることができるようになるでしょう。

③1日の全体像を把握しておこう！

時間を生み出すためには、1日の全体像を予め把握しておくことが必要です。

例えば、Aさんの１日が以下のスケジュールであったとします。

スケジュール把握の例

一流のビジネスパーソンは、予定を見なくてもこの全体像だけは、なんとなく頭に入っている状態で1日をスタートさせます。

そして、移動や隙間時間などを使い、空いた時間でもできるタスクなどを消化しているのです。

④重要度と緊急度を考えよう！

効率よく1日を過ごすためには、仕事に優先順位をつけることが必要です。

優先順位をつける上で必要なのが、重要度と緊急度の二軸で考えることです。

具体的には仕事を以下に分類分けしていきます。

重要度と緊急度の振り分け例

加えて、自分で完結できる仕事と、他人を巻き込まないと完結できない仕事もわけるべきです。

後者の場合、先に依頼や指示を出しておくことが大事です。
ボール（タスクのこと）は常に自分が持っていない状態が理想と言えるでしょう。

⑤楽をしよう！

時間を生み出す最大の秘訣は、０からやらないことです。

何でもかんでも０からやっていたら、いくら時間があっても足りないです。

ではどうしたらいいかというと………………………………………

時間を生み出せる人がやっていること

そのためには日ごろの社内営業が必須です！

考え方や巻き込み方次第で、使える時間は違ってきます。
人への感謝と敬意を忘れず、すべて自分だけでやりすぎないようにしてみましょう。

⑥仕組化しよう！

毎日やっている仕事や、ルーティーンワークになっているものはどんどん仕組化していきましょう。

仕組み化の例

などなど。①と重複しますが、ムダやムラをなくすためには、これが一番です。

毎日の仕事を仕組化することは、導入当初は時間がかかるものの、完成したら超効率化されます。

どんな職場にもまだまだ仕組化されていないことが多いと思うので、ぜひ提案or改善していきましょう。

⑦電話とメールを使い分けよう！

電話は、意外と時間を取ってしまうことを認識できていない人は多くいます。

もちろん自分の時間も相手の時間もです。

電話は緊急性や重要性の高いときにするべきで、それ以外はメールで良いと思います。

もちろん上司や取引先によっては電話主義の方も多いと思うので、個々の性格や考え方に合わせた柔軟な対応が求められます。

しかし、特に報告や連絡に関しては、こだわりがなければメール一択です。

メールでは内容が伝わりずらかったり、相談ベースの内容に関しては電話を使うことも選択肢に追加していきましょう。

いずれにせよ、電話かメールかは内容や相手によって判断し、使い分けることが肝心です。

間違っても長電話にならないように、自分側で調整する意識を持ってください。

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まとめ

人生はまさに「タイムイズマネー」です。

自分の余裕や時間を作る上では、考え方やアイデア、技術が欠かせない時代です。

現在は、通信機器やガジェット系等も発達しているので、携帯電話やPCなどを駆使し、1日1日をなるべく「ムリ・ムダ・ムラ」少なく消化していくことが大事です。

時間に余裕ができるようになれば、生活にも余裕が生まれ、周りからも評価されるようになります。

今回の内容を繰り返し読み、今のうちに「タイムマネジメント」を学ぶことで、人生がより豊かになることを祈ります。